Assurance du contrat au paiement propulsée par l’IA

Payez exactement ce qui a été convenu

L’IA de Vendor Optic lit vos contrats et transforme chaque modalité tarifaire en règle claire. Des modèles d’apprentissage automatique exclusifs apprennent comment chaque fournisseur facture : chaque ligne de facture est vérifiée avant le cycle de paiement, et chaque surfacturation s’accompagne de la clause, de la ligne de facture et du calcul.

• Une IA privée, dans votre environnement
• Apprend les habitudes de facturation de chaque fournisseur
• En français et en anglais

Demander une démonstration

L’IA lit les données des systèmes que vous utilisez déjà

• SAP
• SAP Ariba
• Oracle Fusion
• Coupa
• Microsoft Dynamics 365
• OpenText VIM
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• Excel
• EDI
• CFDI
• SFTP

Vendor Optic lit les données de ces systèmes. Les noms de produits sont des marques de commerce de leurs propriétaires; aucune affiliation n’est sous-entendue.

Le problème

Là où l’argent fuit discrètement

• Les tarifs changent avec les modifications. Les factures, non.
• Les rabais et paliers de volume sont oubliés.
• Le même travail est facturé deux fois.
• Des ristournes sont gagnées, mais jamais perçues.
• Les échéances de renouvellement automatique passent inaperçues.

Les preuves sont éparpillées entre numérisations, chiffriers et boîtes de réception, beaucoup trop pour une vérification manuelle. L’IA de Vendor Optic lit tout

Le moteur d’IA

Une IA qui lit chaque contrat et apprend comment chaque fournisseur facture

Les règles détectent ce que dit le contrat. Des modèles d’apprentissage automatique exclusifs détectent ce que les règles ne voient pas. Ensemble, ils vérifient chaque ligne de facture avant que vous payiez.

IA documentaire

Lit les contrats, modifications et grilles tarifaires, numérisés ou natifs, comme un analyste chevronné, et en extrait chaque prix, tarif, plafond, rabais et date d’entrée en vigueur.

Apprentissage des habitudes

Des modèles exclusifs apprennent les habitudes de facturation normales de chaque fournisseur, rôle, trajet et article, et signalent tout écart, même quand aucune règle ne le couvre.

Apprend de chaque décision

Chaque approbation, retenue et rejet consigné par votre équipe affine les modèles : les constats gagnent en précision à chaque cycle de paiement.

Privée et explicable

Chaque modèle fonctionne dans votre environnement et n’est jamais entraîné sur les données d’autrui. Chaque constat montre la clause, la ligne de facture et le calcul.

La vue 360

Une seule vue de chaque fournisseur, sur tout le cycle

Une seule plateforme d’IA, du contrat à chaque facture, du paiement aux sommes récupérées, jusqu’au renouvellement, et on recommence.

L’IA lit les contrats

L’IA documentaire lit les contrats, modifications et grilles tarifaires, numérisés ou natifs, et reconnaît chaque fichier et le fournisseur auquel il se rattache.

Approuver les règles de l’IA

L’IA transforme chaque modalité tarifaire en phrase vérifiable. Une personne désignée de votre équipe approuve le cahier des règles tarifaires.

L’IA vérifie chaque facture

Chaque ligne est vérifiée selon les règles en vigueur à la date des travaux et évaluée par des modèles entraînés sur les habitudes de facturation de chaque fournisseur, avant votre cycle de paiement.

Prévenir avant le paiement

L’IA recommande : retenir, interroger le fournisseur ou transmettre au responsable du contrat. Une personne décide toujours.

Récupérer les sommes dues

Contestations et réclamations de crédit rédigées par l’IA, suivies jusqu’au retour réel de l’argent.

Mieux renouveler

Abordez chaque renouvellement avec une fiche de rendement produite par l’IA, les surfacturations par cause et les faiblesses contractuelles classées par coût.

Fonctionnement

D’un dossier de documents aux sommes récupérées, grâce à l’IA

01. Déposez vos documents

Aucun tri. L’IA classe chaque fichier et le rattache au bon fournisseur et au bon contrat.

02. Approuvez le cahier des règles bâti par l’IA

L’IA transforme chaque modalité tarifaire en règle claire, liée à l’endroit exact du contrat. Rien n’est utilisé avant qu’une personne de votre équipe l’approuve.

03. L’IA vérifie chaque ligne avant le cycle de paiement

Selon les règles en vigueur à la date des travaux, y compris chaque modification, pendant que des modèles d’apprentissage automatique signalent tout écart par rapport aux habitudes du fournisseur.

04. Décidez preuves en main, puis récupérez l’argent

Approuver, retenir et interroger le fournisseur, transmettre au responsable du contrat ou rejeter avec motif. Chaque décision affine les modèles, et les recouvrements sont suivis jusqu’au bout.

Formats acceptés: PDF, PDF numérisé, Word, Excel, CSV, Courriel, ZIP, EDI, XML de facture électronique.

Du 1er avril 2026 au 31 mars 2027, un programmeur-analyste de niveau 2 est facturé 145,00 $ l’heure.

La preuve

Chaque constat de l’IA se prouve en moins de deux minutes

Exemple illustratif

L’IA recommande une retenue

Cette facture facture un programmeur-analyste de niveau 3 à 175,00 $ l’heure. Le contrat, modifié le 1er avril 2026, fixe le niveau 3 à 160,00 $ l’heure. L’écart sur 120 heures est de 1 800,00 $.

« L’annexe B est modifiée en remplaçant le tarif du programmeur-analyste, niveau 3, par 160,00 $ l’heure, à compter du 1er avril 2026. »

Ce constat est l’un de 7 constats semblables : 7 factures au tarif antérieur à la modification, 12 600,00 $ au total.

• Approuver comme conforme
• Retenir et interroger le fournisseur
• Transmettre au responsable du contrat
• Rejeter avec motif

Ce que l’IA détecte

Douze façons dont l’argent fuit. L’IA les vérifie toutes

Prix et tarifs

• Prix unitaire supérieur au prix contractuel
• Main-d’œuvre facturée au-dessus du tarif de sa catégorie et de son niveau
• Ancien tarif encore facturé après une modification, ou nouveau tarif facturé avant sa date d’entrée en vigueur
• Prix courant facturé au lieu du tarif négocié
• Palier de volume atteint sans le rabais correspondant
• Indexation appliquée trop tôt, au-delà de son plafond, ou composée alors que le contrat la prévoit simple
• Indexation liée à un indice, calculée sur la mauvaise période
• Rabais négocié manquant
• Majoration des coûts refacturés au-delà du pourcentage permis
• Frais minimaux mal appliqués
• Articles facturés qui ne figurent pas au contrat
• Le même article à des prix différents selon le site ou la société affiliée

Quantités et livraison

• Quantité facturée supérieure au bon de commande ou aux biens reçus
• Livraison partielle facturée en entier
• Heures facturées au-delà des feuilles de temps approuvées
• Services facturés, mais jamais rendus
• Travaux facturés hors de la période d’exécution
• Total de facture différent de la somme des lignes, ou taxe mal calculée

Doublons

• Factures en double identiques
• Numéros de facture modifiés par un suffixe ou des zéros de tête
• Le même travail facturé sur une facture hebdomadaire et une facture mensuelle
• La même facture payée à deux fiches fournisseur ou sociétés sœurs
• La même facture reçue en PDF et par EDI
• Le transporteur et le courtier facturant le même chargement

Sommes qui vous sont dues

• Notes de crédit émises, mais jamais appliquées
• Soldes créditeurs de fournisseurs jamais réclamés
• Ristournes de volume gagnées, mais jamais reçues
• Crédits de rendement gagnés dont le délai de réclamation arrive à échéance
• Escomptes pour paiement anticipé offerts avant leur date limite
• Crédits pour marchandises retournées jamais émis

Services professionnels et main-d’œuvre

• Ressources facturées qui ne répondent pas aux exigences de leur catégorie
• Heures supplémentaires sans autorisation préalable
• Heures au-delà de l’allocation d’une catégorie
• Déplacements et indemnités journalières au-delà des taux approuvés
• Semaines complètes de 40 heures facturées durant des semaines fériées
• Travaux sous-traités facturés comme main-d’œuvre de l’entrepreneur principal, à ses tarifs

Transport et logistique

• Tarif de trajet supérieur au contrat
• Supplément carburant tiré du mauvais tableau ou de la mauvaise semaine
• Frais accessoires non autorisés (hayon, livraison résidentielle, attente)
• Surcharges de repesée et de poids volumétrique
• Surestaries ou frais d’attente facturés au-delà du délai gratuit

Construction et services sur le terrain

• Mauvaise classification de la main-d’œuvre
• Taux de charges sociales erronés
• Majorations de frais généraux et de profit composées
• Majoration appliquée à des modifications en moins
• Retenues et allocations non rapprochées
• Équipement facturé au-delà de son plafond horaire, quotidien ou hebdomadaire

Logiciels et télécommunications

• Hausse au renouvellement supérieure à son plafond
• Licences facturées au-delà de la quantité contractuelle
• Lignes téléphoniques encore facturées après leur résiliation

Taxes et devises

• Taxe de vente sur des articles exonérés ou au taux de la mauvaise province
• Conversion de devises à la mauvaise date ou au mauvais taux
• Facture dans une autre devise que celle du contrat

Fraude et signaux de contrôle

• Facturation inhabituelle qui rompt les habitudes apprises du fournisseur
• Coordonnées bancaires de la facture différentes du fichier fournisseurs
• Fournisseur inconnu ou adresse de case postale
• Factures fractionnées pour rester sous les seuils d’approbation
• Rafales de factures aux montants ronds ou numérotées en séquence
• Documents modifiés après leur émission
• Texte caché dans un document fournisseur destiné aux logiciels

Échéances et risques contractuels

• La date à laquelle le plafond d’un contrat sera atteint
• Échéances de renouvellement automatique et de préavis
• Périodes d’option
• Factures qui arrivent encore après l’expiration d’un contrat
• Contrats sans droit de vérification, plafond d’indexation ou clause de facturation tardive
• Obligations manquées qui entraînent des pénalités

Documents difficiles, que l’IA lit quand même

• Numérisations de travers de copies signées, avec des timbres sur les tableaux
• Grilles tarifaires sur plusieurs pages avec cellules fusionnées
• Modifications manuscrites ou paraphées
• Modifications qui changent une seule ligne d’une grille tarifaire
• Factures en français et en espagnol
• Plusieurs devises
• Fichiers protégés par mot de passe, corrompus ou en double
• Factures Excel aux en-têtes fusionnés sur plusieurs feuilles
• Contrats de 500 pages ou plus

Sommes qui vous sont dues

De l’argent qui vous revenait déjà

Exemple illustratif

• Ristourne de volume gagnée, non reçue: 48 300,00 $ (À réclamer d’ici le 30 novembre 2026)
• Note de crédit émise, jamais appliquée: 6 215,40 $ (Note de crédit au dossier)
• Escompte pour paiement anticipé : 2 %: 3 402,18 $ (Payer d’ici le 9 octobre 2026)

La seule vérification des factures ne voit jamais cet argent. L’IA de Vendor Optic, oui

À venir

Toutes les échéances de tous vos contrats, repérées par l’IA, dans un seul calendrier

Exemple illustratif

• Le certificat d’assurance expire le 15 oct. 2026 · ClearView Facility Services · 19 jours
• Renouvellement automatique le 31 déc. 2026 · préavis au plus tard le 1er nov. 2026 · CloudLedger Software · 36 jours
• Plafond d’indexation de 3 % applicable le 1er janv. 2027 · Borealis Freight Lines · 97 jours
• Plafond du contrat atteint vers le 14 févr. 2027 · Keystone Technical Staffing · 141 jours

Selon votre rôle

Une IA conçue pour ceux qui signent, paient et négocient

Finances

Voyez chaque dollar surfacturé et récupérez-le, avec des preuves que vos vérificateurs acceptent

• Seuls les montants évités et récupérés sont comptés comme réalisés
• Dossiers de preuve prêts pour la vérification
• Compatible avec les contrôles de type SOX et l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP
• Aucune perturbation des paiements

Approvisionnement

Les prix que vous avez négociés, respectés sur chaque facture

• Analyse comparative par l’IA : ce que vous payez chaque fournisseur pour le même rôle ou article
• Économies possibles par rapport à la médiane
• Un dossier de négociation pour chaque renouvellement
• De l’analyse pour l’approvisionnement, jamais une accusation

Gestion des fournisseurs

Sachez quels fournisseurs facturent avec exactitude et abordez chaque renouvellement chiffres en main

• Fiches de rendement des fournisseurs produites par l’IA, en tendances
• Exceptions par 100 factures
• Issue des contestations et réactivité
• Obligations suivies jusqu’à leur exécution

Passation de contrats

Vos contrats, enfin à l’œuvre après la signature

• Modifications appliquées dès leur entrée en vigueur
• Chaque clause évaluée par l’IA selon sa solidité
• Aucune échéance de renouvellement ou de préavis manquée
• Interroger un contrat en langage clair

Interroger un contrat

Posez une question simple à l’IA. Obtenez la clause

Les réponses proviennent uniquement de vos contrats, avec la citation. Si le contrat ne le précise pas, l’IA le dit plutôt que de deviner.

Exemple illustratif

Northstar peut-elle facturer des heures supplémentaires le samedi?

Oui, à 1,5 fois le tarif horaire, seulement avec l’autorisation écrite préalable du responsable du projet. Selon le texte du contrat · Article 6.3, page 12

Quel est le tarif d’un programmeur-analyste de niveau 3 au 15 avril 2026?

160,00 $ l’heure, selon le cahier des règles tarifaires approuvé. Selon le cahier des règles approuvé · Modification no 1, annexe B, ligne 3

Le contrat couvre-t-il les frais de stationnement?

Le contrat ne traite pas des frais de stationnement. Clauses les plus proches : Absent du contrat · 7.2 Dépenses · 7.4 Déplacements

Une couverture visible

Rien n’est écarté en silence

Vous savez toujours ce qui est vérifié, ce qui ne l’est pas, et ce que cela représente.

Exemple illustratif: L’IA a repéré 212 lignes de frais d’attente, d’une valeur de 184 000,00 $, qu’aucune règle ne vérifie encore. L’article 14.3 de trois contrats semble les régir.

Commencer en toute sécurité

Prouvez la valeur avant de changer quoi que ce soit

Examen rétrospectif

L’IA vérifie vos factures passées selon vos contrats. (Aucun accès aux systèmes)

Mode observation

L’IA consigne ce qu’elle aurait retenu. (Ne touche à rien)

Liste de retenues

Une liste pour les comptes fournisseurs avant chaque cycle de paiement. (Aucun accès aux systèmes)

Indicateur de retenue

Applique lui-même la retenue, seulement dans les cas évidents.

Chaque étape est facultative.

Confiance et contrôle

L’IA prouve. Votre équipe décide

Une IA privée, dans votre environnement

L’IA et ses modèles fonctionnent dans votre compte AWS ou Azure, votre centre de données ou un réseau isolé. Aucun document ne quitte votre organisation, et vos données n’entraînent jamais les modèles de qui que ce soit d’autre.

Une personne décide toujours

L’IA recommande; elle ne paie, n’approuve et ne rejette rien. Tout au plus, elle applique une retenue de paiement, avec motif.

Sécurité intégrée : les paiements n’attendent jamais

Si Vendor Optic est arrêté, lent ou incertain, les factures circulent exactement comme avant.

Une IA explicable, reproductible par vos vérificateurs

Dossiers de preuve signés et inviolables, reproductibles à l’identique un an plus tard.

Renseignements personnels masqués

Masqués avant que l’IA lise le moindre document. L’accès aux données non masquées est autorisé et journalisé.

Bilingue et accessible

Chaque écran, règle et rapport en français et en anglais. WCAG 2.2 AA dans les deux thèmes.

Ce que Vendor Optic n’est pas

• Pas un système de gestion du cycle de vie des contrats
• Pas un système de comptes fournisseurs
• Pas un robot conversationnel générique
• Pas un décideur autonome

Il se place entre le système de contrats et le système de paiement, et s’assure qu’ils concordent.

Une IA explicable, pas une boîte noire : chaque résultat montre la clause, la ligne de facture et le calcul.

Déployez à votre façon

Même IA, mêmes résultats, où qu’elle fonctionne

Votre compte AWS

Déployé dans votre propre compte infonuagique.

Votre locataire Azure

Déployé dans votre propre locataire.

Votre centre de données ou un réseau entièrement isolé

Fonctionnement en réseau isolé pris en charge.

Estimateur de valeur

Faites l’estimation avec vos propres chiffres

Dépenses annuelles × part sous contrat = dépenses vérifiées. Dépenses vérifiées × votre taux de surfacturation présumé = surfacturation estimée.

Cette estimation repose uniquement sur vos propres hypothèses. Elle ne constitue pas une promesse de résultats.

FAQ

Les premières questions des responsables des finances

Vendor Optic repose-t-il sur l’IA?

Oui. L’IA documentaire lit vos contrats et vos factures, et des modèles d’apprentissage automatique exclusifs apprennent les habitudes de facturation de chaque fournisseur pour signaler ce que les règles seules ne verraient pas. Chaque constat est expliqué par la clause, la ligne de facture et le calcul, et une personne prend chaque décision.

L’IA apprend-elle de nos données, et qui en profite?

Les modèles apprennent des tendances de vos propres contrats, factures et décisions, dans votre environnement. Vos données ne quittent jamais votre organisation et n’entraînent jamais de modèles pour qui que ce soit d’autre.

Vendor Optic paie-t-il ou rejette-t-il des factures?

Non. Vendor Optic ne paie, n’approuve et ne rejette rien. Tout au plus, il applique une retenue de paiement, avec motif, qu’une personne lève.

Nos documents quittent-ils notre organisation?

Non. Vendor Optic fonctionne dans votre propre compte infonuagique, votre centre de données ou un réseau entièrement isolé. Aucun document, chiffre ou résultat ne quitte votre organisation.

Et si Vendor Optic est arrêté avant un cycle de paiement?

Les factures circulent exactement comme avant. Un résultat incertain est confié à une personne et ne bloque jamais un paiement.

Peut-il lire de vieux contrats numérisés?

Oui : numérisations de travers, timbres sur les tableaux, grilles tarifaires sur plusieurs pages, modifications manuscrites ou paraphées, et contrats de 500 pages ou plus.

Devons-nous changer notre ERP?

Non. Vendor Optic lit les données de SAP, Oracle, Coupa, Dynamics 365 et d’autres. Il n’écrit qu’une chose : une retenue de paiement avec un code de motif.

Comment fonctionnent les factures en français?

Les factures en français et en espagnol sont lues comme les autres. Chaque écran, règle, dossier de preuve et rapport est offert en français et en anglais.

Qui approuve les règles?

Une personne désignée de votre équipe. Rien n’est utilisé avant son approbation, et chaque règle renvoie à l’endroit exact du contrat.

Qu’obtient notre équipe de vérification?

Un dossier de preuve signé et inviolable pour chaque constat, et une piste de vérification complète : qui a changé quoi, quand et pourquoi.

Nos analystes peuvent-ils étendre ce qui est vérifié?

Oui, sans programmeurs. Une deuxième personne approuve chaque ajout avant sa mise en service.

Combien de temps avant de voir des résultats?

La plupart des équipes commencent par un examen rétrospectif des factures passées, sans accès aux systèmes. Les résultats dépendent de vos contrats et de vos factures.

Découvrez ce que l’IA trouve dans vos contrats