IA agéntica para el aseguramiento del contrato al pago

Pague exactamente lo que acordó

Sin recuperación. ¡Sin costo!

Los agentes de IA de Vendor Optic convierten sus contratos en controles a nivel de factura y revisan cada cobro antes de que usted pague. Cada sobrecobro se respalda con la cláusula del contrato, la línea de la factura y el cálculo, para que tenga evidencia clara y recupere lo que le corresponde.

• IA privada dentro de su entorno
• Aprende los patrones de facturación de cada proveedor
• Lee facturas en español, inglés y francés

Agendar demo

Los agentes de IA de Vendor Optic leen los sistemas que usted ya utiliza

• SAP
• SAP Ariba
• Oracle Fusion
• Coupa
• Microsoft Dynamics 365
• OpenText VIM
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• Excel
• EDI
• CFDI
• SFTP

Vendor Optic lee datos de estos sistemas. Los nombres de productos son marcas comerciales de sus respectivos dueños; no implica respaldo alguno.

El problema

Donde el dinero se fuga sin que nadie lo note

• Las tarifas cambian con las adendas. Las facturas, no.
• Los descuentos y las escalas por volumen se olvidan.
• El mismo trabajo se factura dos veces.
• Las bonificaciones se ganan y nunca se cobran.
• Los plazos de renovación automática se pasan.

La evidencia está dispersa entre escaneos, hojas de cálculo y bandejas de entrada: demasiado para revisarla a mano. Los agentes de IA de Vendor Optic la leen toda

Cinco agentes de IA al servicio de su equipo

Los agentes de IA hacen el trabajo, su equipo toma las decisiones

Vendor Optic es agéntico. Cinco agentes de IA especializados trabajan cada contrato, factura y vencimiento por su cuenta, las 24 horas, y entregan a su equipo casos completos con la evidencia adjunta. Nunca pagan, aprueban ni rechazan una factura: cada decisión sobre el dinero la toma una persona.

Agente de Contratos

Lee cada contrato, adenda y tarifario, y redacta las reglas de precios para que una persona designada las apruebe.

Agente de Auditoría

Revisa cada línea de factura contra las reglas vigentes y el patrón de facturación aprendido del proveedor, antes del ciclo de pagos.

Agente de Evidencia

Investiga cada anomalía y arma la prueba: la cláusula, la línea de la factura, las facturas anteriores y el cálculo.

Agente de Recuperación

Encuentra el dinero a su favor, redacta el reclamo o la solicitud de crédito y le da seguimiento hasta que el dinero realmente vuelve.

Agente de Plazos

Vigila renovaciones, fechas de preaviso y topes de contrato, y avisa al responsable mientras aún hay tiempo para actuar.

Ejemplo ilustrativo

• Agente de Contratos: Leyó la Adenda N.º 1 al PSA-2025-031: 14 condiciones de precio extraídas (Listo)
• Agente de Contratos: Redactó una regla: Analista programador N3 a $160,00/h desde el 1 de abril de 2026 (Enviada para aprobación)
• Agente de Auditoría: Revisó la factura NDC-2026-0418: 4 líneas contra 14 reglas (Listo)
• Agente de Auditoría: La línea 1 cobró $175,00/h; el contrato modificado dice $160,00/h (Marcado)
• Agente de Evidencia: Cruzó la cláusula, la línea de la factura y el cálculo: $1.800,00 de más (Evidencia lista)
• Agente de Auditoría: Recomendó bloquear el pago, con el motivo (Esperando su decisión)
• Agente de Recuperación: Encontró 7 facturas anteriores con la tarifa vieja: $12.600,00 por recuperar (Solicitud redactada)
• Agente de Plazos: El preaviso de renovación de Northstar vence en 45 días; responsable del contrato alertado (Responsable alertado)

Una persona en el circuito: los agentes recomiendan, las personas deciden y cada paso queda registrado en la pista de auditoría.

Dentro de los agentes de Vendor Optic

La IA de Vendor Optic lee cada contrato y aprende cómo factura cada proveedor

Las reglas detectan lo que dice el contrato. Modelos propios de aprendizaje automático detectan lo que las reglas no ven. Juntos revisan cada línea de factura antes de que usted pague.

Inteligencia documental de Vendor Optic

Lee contratos, adendas y tarifarios, escaneados o nativos, como un analista experto, y extrae cada precio, tarifa, tope, descuento y fecha de vigencia.

Aprendizaje automático de patrones

Modelos propios aprenden el patrón normal de facturación de cada proveedor, rol, ruta y artículo, y marcan todo lo que se aparta de él, aunque ninguna regla lo cubra.

Aprende de cada decisión

Cada aprobación, bloqueo y descarte que registra su equipo afina los modelos, así que los hallazgos son más precisos en cada ciclo de pagos.

Privada y explicable

Cada modelo se ejecuta dentro de su entorno y nunca se entrena con datos de terceros. Cada hallazgo muestra la cláusula, la línea de la factura y el cálculo.

La vista 360

Una sola vista de cada proveedor, de principio a fin

Una sola plataforma de IA agéntica: del contrato a cada factura, al pago, al dinero recuperado, a la renovación, y de vuelta al inicio.

El Agente de Contratos lee los contratos

El Agente de Contratos de Vendor Optic lee contratos, adendas y tarifarios, escaneados o nativos, e identifica qué es cada archivo y a qué proveedor pertenece.

Aprobar las reglas que redacta el agente

El Agente de Contratos convierte cada condición de precio en una frase que una persona puede verificar. Una persona designada de su equipo aprueba las reglas.

El Agente de Auditoría revisa cada factura

Cada línea se revisa contra las reglas vigentes en la fecha en que se hizo el trabajo y se evalúa con modelos entrenados en los patrones de facturación de cada proveedor, antes de su ciclo de pagos.

Prevenir antes de pagar

El Agente de Auditoría de Vendor Optic recomienda: bloquear, consultar al proveedor o enviar al responsable del contrato. Siempre decide una persona.

Recuperar lo adeudado

El Agente de Recuperación de Vendor Optic redacta reclamos y solicitudes de crédito, y les da seguimiento hasta que el dinero realmente vuelve.

Renovar con mejores datos

Llegue a cada renovación con una evaluación preparada por los agentes de Vendor Optic: los sobrecobros por causa y las debilidades de las cláusulas ordenadas por costo.

Cómo funciona

De una carpeta de documentos al dinero recuperado, con los agentes de IA de Vendor Optic

01. Suba sus documentos

Sin ordenar nada. El Agente de Contratos de Vendor Optic clasifica cada archivo y lo asocia con el proveedor y el contrato correctos.

02. Apruebe las reglas que redacta su Agente de Contratos

El Agente de Contratos convierte cada condición de precio en una regla en lenguaje claro, vinculada al punto exacto del contrato. Nada se usa hasta que una persona de su equipo lo aprueba.

03. El Agente de Auditoría revisa cada línea de factura antes del ciclo de pagos

Contra las reglas vigentes en la fecha en que se hizo el trabajo, con todas las adendas, mientras modelos de aprendizaje automático marcan todo lo que se aparta del patrón habitual del proveedor.

04. Decida con pruebas y recupere el dinero

Aprobar, bloquear y consultar al proveedor, enviar al responsable del contrato o descartar con un motivo. Cada decisión entrena los modelos, y las recuperaciones se siguen hasta que el dinero vuelve.

Formatos aceptados: PDF, PDF escaneado, Word, Excel, CSV, Correo electrónico, ZIP, EDI, XML de factura electrónica.

Del 1 de abril de 2026 al 31 de marzo de 2027, un analista programador de nivel 2 se factura a $145,00 por hora

Vea la prueba

Cada hallazgo de Vendor Optic se demuestra en menos de dos minutos

Ejemplo ilustrativo

El Agente de Auditoría recomienda un bloqueo

Esta factura cobra un analista programador de nivel 3 a $175,00 por hora. El contrato, modificado el 1 de abril de 2026, fija el nivel 3 en $160,00 por hora. La diferencia en 120 horas es de $1.800,00.

El Anexo B se modifica reemplazando la tarifa de Analista programador, nivel 3, por $160,00 por hora, a partir del 1 de abril de 2026.

Este es 1 de 7 hallazgos similares: 7 facturas con la tarifa anterior a la adenda, $12.600,00 en total.

• Aprobar como correcta
• Bloquear y consultar al proveedor
• Enviar al responsable del contrato
• Descartar con un motivo

Lo que detectan los agentes de Vendor Optic

Doce formas en que se fuga el dinero. El Agente de Auditoría de Vendor Optic las revisa todas

Precios y tarifas

• Precio unitario por encima del precio del contrato
• Mano de obra facturada por encima de la tarifa de su categoría y nivel
• Tarifa vieja que se sigue facturando después de una adenda, o tarifa nueva facturada antes de su fecha de vigencia
• Precio de lista facturado en lugar de la tarifa negociada
• Escala de volumen alcanzada sin aplicar su descuento
• Reajuste aplicado antes de tiempo, por encima de su tope o compuesto cuando el contrato dice simple
• Reajuste indexado con el período del índice equivocado
• Descuento negociado no aplicado
• Recargo sobre costos trasladados por encima del porcentaje permitido
• Cargo mínimo mal aplicado
• Artículos facturados que no figuran en el contrato
• El mismo artículo a precios distintos según la sede o la filial

Cantidades y entregas

• Cantidad facturada por encima de la orden de compra o de lo recibido
• Entrega parcial facturada como completa
• Horas facturadas por encima de las hojas de horas aprobadas
• Servicios facturados que nunca se prestaron
• Trabajo facturado fuera del período de ejecución
• Total de la factura que no coincide con sus líneas, o impuesto mal calculado

Duplicados

• Facturas duplicadas exactas
• Números de factura alterados con un sufijo o ceros a la izquierda
• El mismo trabajo facturado en una factura semanal y en una mensual
• La misma factura pagada a dos registros de proveedor o a empresas relacionadas
• La misma factura recibida en PDF y por EDI
• El transportista y el intermediario facturando la misma carga

Dinero a su favor

• Notas de crédito emitidas pero nunca aplicadas
• Saldos a favor con proveedores que nadie reclamó
• Bonificaciones por volumen ganadas pero nunca recibidas
• Créditos por desempeño ganados con el plazo de reclamo a punto de vencer
• Descuentos por pronto pago disponibles antes de su vencimiento
• Créditos por mercadería devuelta nunca emitidos

Servicios profesionales y mano de obra

• Personas facturadas que no cumplen los requisitos de su categoría laboral
• Horas extra sin aprobación previa
• Horas por encima de la asignación de una categoría
• Viáticos y gastos de viaje por encima de las tarifas aprobadas
• Semanas completas de 40 horas facturadas en semanas con feriados
• Trabajo subcontratado facturado como mano de obra propia del contratista principal, a sus tarifas

Transporte y logística

• Tarifa por ruta por encima del contrato
• Recargo por combustible de la tabla o la semana equivocada
• Cargos accesorios no autorizados (plataforma elevadora, entrega residencial, tiempo de espera)
• Recargos por repesaje y peso volumétrico
• Sobreestadía o detención facturadas después del tiempo libre

Construcción y servicios en terreno

• Clasificación de mano de obra incorrecta
• Tasas de cargas sociales incorrectas
• Recargos de gastos generales y utilidad compuestos
• Recargo aplicado a cambios deductivos
• Retenciones de garantía y partidas provisionales sin conciliar
• Equipos facturados por encima de su tope por hora, día o semana

Software y telecomunicaciones

• Aumento en la renovación por encima de su tope
• Licencias facturadas por encima de la cantidad contratada
• Líneas de telecomunicaciones que se siguen facturando después de darlas de baja

Impuestos y monedas

• Impuestos sobre artículos exentos o con la tasa de la provincia equivocada
• Moneda convertida con la fecha o el tipo de cambio equivocados
• Factura en una moneda distinta a la del contrato

Fraude y señales de control

• Facturación inusual que rompe el patrón aprendido de un proveedor
• Datos bancarios de la factura distintos a los del maestro de proveedores
• Proveedor desconocido o dirección de casilla postal
• Facturas fraccionadas para quedar bajo los límites de aprobación
• Ráfagas de facturas con montos redondos o números consecutivos
• Documentos alterados después de su emisión
• Texto oculto en un documento del proveedor dirigido al software

Vencimientos y riesgo contractual

• La fecha en que se agotará el tope de un contrato
• Plazos de renovación automática y de preaviso
• Períodos de opción
• Facturas que siguen llegando después del vencimiento de un contrato
• Contratos sin derecho de auditoría, tope de reajuste ni cláusula de facturación tardía
• Obligaciones incumplidas que generan penalidades

Documentos difíciles que Vendor Optic lee de todos modos

• Escaneos torcidos de copias impresas y firmadas, con sellos sobre las tablas
• Tablas de tarifas de muchas páginas con celdas combinadas
• Cambios escritos a mano o con iniciales
• Adendas que cambian una sola fila de un tarifario
• Facturas en español y en francés
• Varias monedas
• Archivos protegidos con contraseña, dañados o duplicados
• Facturas en Excel con encabezados combinados en varias hojas
• Contratos de 500 páginas o más

Dinero a su favor

Dinero que siempre fue suyo

Ejemplo ilustrativo

• Bonificación por volumen ganada, no recibida: $48.300,00 (Reclamar antes del 30 de noviembre de 2026)
• Nota de crédito emitida, nunca aplicada: $6.215,40 (Nota de crédito en archivo)
• Descuento por pronto pago disponible: 2%: $3.402,18 (Pagar antes del 9 de octubre de 2026)

La revisión de facturas por sí sola nunca ve este dinero. El Agente de Recuperación de Vendor Optic, sí

Lo que viene

Cada vencimiento de cada contrato, detectado por el Agente de Plazos, en un solo calendario

Ejemplo ilustrativo

• El certificado de seguro vence el 15 oct. 2026 · ClearView Facility Services · 19 días
• Se renueva automáticamente el 31 dic. 2026 · último día para dar aviso: 1 nov. 2026 · CloudLedger Software · 36 días
• El tope de reajuste del 3% aplica desde el 1 ene. 2027 · Borealis Freight Lines · 97 días
• Se proyecta agotar el tope del contrato el 14 feb. 2027 · Keystone Technical Staffing · 141 días

Según su rol

Los agentes de Vendor Optic, diseñados para quienes firman, pagan y negocian

CFO y finanzas

Vea cada centavo que le cobraron de más y recupérelo, con pruebas que sus auditores aceptan

• Solo el dinero evitado y recuperado cuenta como realizado
• Expedientes de evidencia listos para auditoría en cada hallazgo
• Compatible con controles tipo SOX y con la certificación del artículo 34 de Canadá
• Sin interrumpir nunca los pagos

Compras

Los precios que negoció, aplicados en cada factura

• Comparativas de Vendor Optic: lo que paga a cada proveedor por el mismo rol o artículo
• Oportunidad de ahorro frente a la mediana
• Un informe de negociación para cada renovación
• Análisis para el abastecimiento, nunca una acusación

Gestión de proveedores

Sepa qué proveedores facturan con precisión y llegue a cada renovación con las cifras

• Evaluaciones de proveedores de Vendor Optic, como tendencias
• Excepciones por cada 100 facturas
• Resultados de reclamos y capacidad de respuesta
• Obligaciones con seguimiento hasta su cumplimiento

Gestión de contratos

Sus contratos, por fin trabajando después de la firma

• Adendas aplicadas desde su fecha de vigencia
• Vendor Optic califica la solidez de cada cláusula
• Nunca más se pasa un plazo de renovación o de preaviso
• Hágale una pregunta simple a un contrato

Pregunte a un contrato

Hágale a Vendor Optic una pregunta simple. Obtenga la cláusula

Las respuestas salen solo de sus contratos, con la cita. Si el contrato no lo dice, Vendor Optic lo indica en lugar de adivinar.

Ejemplo ilustrativo

¿Puede Northstar facturar horas extra los sábados?

Sí, a 1,5 veces la tarifa por hora, solo con aprobación previa por escrito de la Autoridad del Proyecto. Según el texto del contrato · Sección 6.3, página 12

¿Cuál es la tarifa de Analista programador nivel 3 al 15 de abril de 2026?

$160,00 por hora, según las reglas aprobadas. Según las reglas aprobadas · Adenda N.º 1, Anexo B, fila 3

¿El contrato cubre los cargos de estacionamiento?

El contrato no menciona los cargos de estacionamiento. Cláusulas más cercanas: No figura en el contrato · 7.2 Gastos · 7.4 Viajes

Cobertura a la vista

Nada se pierde en silencio

Usted siempre sabe qué se revisa, qué no y cuánto vale.

Ejemplo ilustrativo: El Agente de Auditoría encontró 212 líneas por $184.000,00 en cargos por tiempo de espera que ninguna regla revisa todavía. La cláusula 14.3 de tres contratos parece regularlos.

Empiece sin riesgos

Compruebe el valor antes de cambiar nada

Revisión retrospectiva

Los agentes de Vendor Optic revisan facturas pasadas contra sus contratos. (Sin acceso a sistemas)

Modo sombra

El Agente de Auditoría registra lo que habría bloqueado. (No toca nada)

Lista de bloqueos

Una lista para cuentas por pagar antes de cada ciclo de pagos. (Sin acceso a sistemas)

Marca de bloqueo

Coloca el bloqueo por sí mismo, solo en casos evidentes.

Cada paso es opcional.

Confianza y control

Vendor Optic lo demuestra. Su equipo decide

IA privada, dentro de su entorno

Los agentes y modelos de Vendor Optic se ejecutan en su cuenta de AWS o Azure, en su centro de datos o en una red desconectada. Ningún documento sale de su organización, y sus datos nunca entrenan modelos de nadie más.

Siempre decide una persona

Los agentes de Vendor Optic recomiendan; nunca pagan, aprueban ni rechazan nada. Como máximo colocan un bloqueo de pago, con un motivo.

A prueba de fallas: los pagos nunca esperan

Si Vendor Optic está caído, lento o tiene dudas, las facturas siguen su curso exactamente como antes.

IA explicable que sus auditores pueden reproducir

Expedientes de evidencia firmados y a prueba de alteraciones, que se reproducen de forma idéntica un año después.

Información personal enmascarada

Se enmascara antes de que cualquier agente de Vendor Optic lea un documento. El acceso a los datos sin enmascarar requiere permisos y queda registrado.

Bilingüe y accesible

Todas las pantallas, reglas e informes en inglés y francés. WCAG 2.2 AA en ambos temas.

Lo que Vendor Optic no es

• No es un sistema de gestión del ciclo de vida de contratos
• No es un sistema de cuentas por pagar
• No es un chatbot de uso general
• No toma decisiones de forma autónoma

Se ubica entre el sistema de contratos y el sistema de pagos, y se asegura de que coincidan.

IA explicable, no una caja negra: cada resultado muestra la cláusula, la línea de la factura y el cálculo.

Despliegue a su manera

La misma IA, los mismos resultados, dondequiera que se ejecute

Su cuenta de AWS

Desplegado en su propia cuenta en la nube.

Su inquilino de Azure

Desplegado en su propio inquilino.

Su centro de datos o una red totalmente desconectada

Compatible con operación aislada (air-gapped).

Estimador de valor

Calcule con sus propias cifras

Gasto anual × porcentaje bajo contrato = gasto revisado. Gasto revisado × su tasa supuesta de sobrecobro = sobrecobro estimado.

Esta estimación usa solo sus propios supuestos. No es una promesa de resultados.

Preguntas frecuentes

Lo primero que preguntan los líderes de finanzas

¿Qué hace que Vendor Optic sea agéntico?

Agentes de IA especializados hacen el trabajo por su cuenta: leen cada contrato, revisan cada línea de factura antes del ciclo de pagos, investigan anomalías, persiguen el dinero a su favor y vigilan los plazos, y luego entregan a su equipo un caso completo con la evidencia. Nunca pagan, aprueban ni rechazan una factura. Cada decisión sobre el dinero la toma una persona, y cada paso queda registrado.

¿Vendor Optic funciona con IA?

Sí. El Agente de Contratos de Vendor Optic lee sus contratos y facturas, y modelos propios de aprendizaje automático aprenden los patrones de facturación de cada proveedor para marcar lo que las reglas por sí solas no verían. Cada hallazgo se explica con la cláusula, la línea de la factura y el cálculo, y cada decisión la toma una persona.

¿Los agentes de Vendor Optic aprenden de nuestros datos? ¿Quién más se beneficia?

Los modelos aprenden de los patrones de sus propios contratos, facturas y decisiones, dentro de su entorno. Sus datos nunca salen de su organización y nunca entrenan modelos para nadie más.

¿Vendor Optic paga o rechaza facturas?

No. Vendor Optic nunca paga, aprueba ni rechaza nada. Como máximo coloca un bloqueo de pago, con un motivo, que una persona libera.

¿Nuestros documentos salen de nuestra organización?

No. Vendor Optic se ejecuta dentro de su propia cuenta en la nube, su propio centro de datos o una red totalmente desconectada. Ningún documento, cifra ni resultado sale de su organización.

¿Qué pasa si Vendor Optic está caído antes de un ciclo de pagos?

Las facturas siguen su curso exactamente como antes. Un resultado dudoso pasa a una persona y nunca bloquea un pago.

¿Puede leer contratos escaneados antiguos?

Sí: escaneos torcidos, sellos sobre las tablas, tablas de tarifas de muchas páginas, cambios escritos a mano o con iniciales, y contratos de 500 páginas o más.

¿Tenemos que cambiar nuestro ERP?

No. Vendor Optic lee datos de SAP, Oracle, Coupa, Dynamics 365 y otros. Escribe exactamente una cosa: un bloqueo de pago con un código de motivo.

¿Cómo funcionan las facturas en español?

Las facturas en español y en francés se leen como cualquier otra. Todas las pantallas, reglas, expedientes de evidencia e informes están disponibles en inglés y francés.

¿Quién aprueba las reglas?

Una persona designada de su equipo. Nada se usa hasta que una persona lo aprueba, y cada regla remite al punto exacto del contrato.

¿Qué recibe nuestro equipo de auditoría?

Un expediente de evidencia firmado y a prueba de alteraciones para cada hallazgo, y una pista de auditoría completa de quién cambió qué, cuándo y por qué.

¿Nuestros analistas pueden ampliar lo que se revisa?

Sí, sin programadores. Una segunda persona aprueba cada ampliación antes de que entre en producción.

¿Cuánto tiempo pasa hasta ver resultados?

La mayoría de los equipos empieza con una revisión retrospectiva de facturas pasadas, que no requiere acceso a sistemas. Los resultados dependen de sus contratos y facturas.

Descubra lo que los agentes de Vendor Optic encuentran en sus contratos